EFEKTIVITAS PELAYANAN PEMBUATAN SURAT KETERANGAN PENGGANTI ARSIP (SKPA) PADA GUDANG ARSIP SAMSAT SURABAYA SELATAN DALAM MENDUKUNG LAYANAN ADMINISTRASI

Abstrak

Pelayanan Surat Keterangan Pengganti Arsip (SKPA) di Samsat Surabaya Selatan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, namun masih menghadapi berbagai kendala yang memengaruhi efektivitas dan efisiensinya. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pelayanan pembuatan SKPA menggunakan indikator efektivitas pelayanan publik berdasarkan efisiensi, semangat kerja tim, prosedur pelayanan, responsivitas pegawai, serta ketersediaan sarana dan prasarana. Penelitian dilakukan dengan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan dan menganalisis efektivitas pelayanan pembuatan surat keterangan pengganti arsip (SKPA) pada gudang arsip Samsat Surabaya Selatan dalam mendukung layanan administrasi. Peneliti menggunakan teknik pengumpulan data melalui wawancara, dokumentasi, dan observasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa aspek yang sudah efektif yaitu: (1) Layanan ini tidak dikenakan biaya sehingga efisien secara ekonomi bagi wajib pajak (2) Responsivitas petugas dalam memberikan pelayanan dinilai baik, ditunjukkan melalui sikap yang ramah, sopan, dan professional (3) Kerja sama serta komunikasi antarpegawai juga berjalan dengan baik, menciptakan lingkungan kerja yang harmonis dan mendukung kelancaran proses pelayanan. Namun, terdapat beberapa aspek yang belum efektif dan memerlukan perbaikan yang meliputi: (1) Waktu penyelesaian SKPA masih mengalami keterlambatan (2) Prosedur pencarian arsip yang belum didukung oleh teknologi modern. Penelitian ini menyimpulkan bahwa pelayanan SKPA di Samsat Surabaya Selatan memerlukan modernisasi teknologi, penyederhanaan prosedur, dan pengadaan sarana pendukung untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas pelayanan. Disarankan agar Samsat segera mengimplementasikan sistem komputerisasi terintegrasi, menyediakan media informasi yang jelas, serta memperbarui perangkat komputer untuk mempercepat proses pelayanan dan meningkatkan kepuasan masyarakat.

The provision of the Substitute Archive Certificate (SKPA) service at Samsat Surabaya Selatan has been carried out in accordance with established procedures; however, various challenges still affect its effectiveness and efficiency. This study aims to analyze the SKPA service using public service effectiveness indicators based on efficiency, teamwork spirit, service procedures, employee responsiveness, and the availability of facilities and infrastructure. A descriptive qualitative research approach was employed to describe and analyze the effectiveness of SKPA services at the Samsat Surabaya Selatan archive unit in supporting administrative services. Data collection techniques included interviews, documentation, and observations. The research findings indicate several aspects that have been effective, including: (1) The service is free of charge, making it economically efficient for taxpayers, (2) The responsiveness of officers in providing services is rated positively, demonstrated through a friendly, polite, and professional attitude, and (3) Good teamwork and communication among employees create a harmonious work environment that facilitates smooth service delivery. However, some ineffective aspects require improvement, including: (1) Delays in SKPA processing time and (2) The archival retrieval procedure, which is not yet supported by modern technology. This study concludes that the SKPA service at Samsat Surabaya Selatan requires technological modernization, procedural simplification, and the provision of supporting facilities to enhance service efficiency and quality. It is recommended that Samsat immediately implement an integrated computerized system, provide clear information media, and upgrade computer equipment to accelerate service processes and improve taxpayer satisfaction.